تکنیک های برآورد چابک به بازاریابان کمک می کند تا حجم کاری را مدیریت کنند

بعد از کار با تیم‌های زیادی هم در نرم‌افزار و هم در بازاریابی، یک تفاوت اساسی مشاهده کردم – اکثر بازاریابان کار خود را تخمین نمی‌زنند. همچنین متوجه شده‌ام که بازاریاب‌ها در مقایسه با همتایان نرم‌افزاری خود بیشتر ضرب‌الاجل‌محور و بیش از حد کار می‌کنند.

در حالی که تخمین کار می‌تواند به نظر یک کشش اولیه باشد، من دیده‌ام که به‌شدت پیش‌بینی‌پذیری تکمیل پروژه و حجم کاری را که یک تیم می‌تواند انجام دهد، بهبود می‌بخشد. این حوزه ای است که بازاریابان می توانند از تیم های نرم افزاری چیزهای زیادی بیاموزند.

روشی جدید برای تخمین

در حالی که اکثر بازاریابان از تخمین همه با هم صرف نظر کرده اند، زیرا ممکن است دست و پا گیر باشد، به احتمال زیاد سعی در برآورد روش قدیمی دارند. به طور سنتی، برآورد بر حسب اندازه‌گیری روزها یا ساعت‌ها برای تکمیل یک کار انجام می‌شد. در سطح پروژه، اندازه تی شرت (S، M، L، XL) یکی دیگر از تکنیک های قدیمی است.

تخمین بر حسب روز یا ساعت در سطح بسیار محدودی کار می‌کند، زمانی که فردی تازه شروع به کار می‌کند. قبل از نوشتن این مقاله، می توانم تخمین بزنم که تکمیل آن یک تا دو ساعت طول می کشد. این یک کار کاملاً منطقی برای انجام در کوتاه مدت است، اما یک معیار وحشتناک برای هر برنامه ریزی بلندمدت است.

اندازه‌بندی تی‌شرت اولین امتیاز خوبی است که یک کمپین یا پروژه جدید روی میز می‌آید. اگر یک پروژه بزرگ یا کوچک باشد، می‌توانیم حس خوبی داشته باشیم، اما بدون هیچ عددی، نمی‌توانیم از آن داده‌ها برای تصمیم‌گیری برنامه‌ریزی آینده استفاده کنیم.

روش “چابک” برای تخمین بر اساس نقطه داستان با استفاده از دنباله فیبوناچی اصلاح شده است. این دنباله از اعداد (در حالی که ماهیت کمی عجیب و غریب دارد) به معنای یک محدوده دقیق است که یک مورد از کار را با دیگری مقایسه می کند.

برآورد به‌جای مشارکت‌کننده فردی، به‌صورت تیمی انجام می‌شود. به عنوان مثال، یک پست وبلاگ ممکن است شامل یک طراح، نویسنده، ویرایشگر و توسعه دهنده وب باشد تا به طور کامل انجام شود و برای مشتری قابل استفاده باشد. بنابراین تیم ممکن است آن داستان را 5 امتیاز تخمین بزند – بزرگ نیست، اما فوق العاده کوچک نیست. سپس ممکن است آن را با یک بیانیه مطبوعاتی مقایسه کنند و تصمیم بگیرند که کوچکتر است و بنابراین آن را 3 امتیاز می نامند.

جایی که عدد روی ترازو قرار می‌گیرد بر اساس تلاش اعضای تیم متوسط ​​(نه متخصص) است. اگر کار واقعاً پیچیده است، یا اگر کار جدیدی است که تیم قبلاً هرگز انجام نداده است، وزن آن کمی سنگین‌تر است.

ایده تخمین نقطه داستان این است که همه اعضای تیم درباره کار بحث کنند و به درک مشترکی از تلاش آن برسند. بعد از اینکه تیم مدتی با هم کار کرد، بسیار آسان است. آنها ممکن است بدانند که همیشه یک بیانیه مطبوعاتی را 3 و یک پست وبلاگ را 5 می نامند.

چند مورد احتیاط: هرگز تخمین‌های یک تیم را با تخمین‌های تیمی دیگر مقایسه نکنید، زیرا ممکن است یک تیم بیانیه مطبوعاتی را 3 و دیگری ممکن است بگوید 5 است، حتی اگر تلاش یکسان باشد. برآورد فقط برای تیم در نظر گرفته شده است. همچنین هرگز نقاط داستان را به روز تبدیل نکنید. اگر بگویید 3 امتیاز برابر است با 3 روز، به طور کامل نقطه تخمین نسبی را از دست داده اید – فقط آن را روز بنامید. خبر خوب این است که اکثر بازاریابان با تخمین نسبی بسیار باحال هستند و خیلی سریع آن را یاد می گیرند.

تخمین نقاط داستان باید در اوایل فرآیند اتفاق بیفتد، زیرا موارد کاری جدید در لیست عقب مانده تیم وارد می شود (یک لیست واحد و اولویت بندی شده برای کارهای آینده). یک راه جالب برای تخمین زدن این روش به عنوان یک تیم، بازی آنلاین برنامه ریزی پوکر است.

سرعت برنامه ریزی تیم و چرایی اهمیت آن

اگر تیم بازاریابی چابک شما چسبنده باشد (همان گروهی از افراد به طور مداوم با هم کار می کنند) و شما در حال کار با سرعت (چرخه های کاری با زمان بندی، معمولاً یک یا دو هفته) هستید، می توانید یک نقطه داده بسیار مهم به نام سرعت دریافت کنید. .

سرعت نرخ تکمیل تاریخی کار برای تیم است. برای کسب اعتبار سرعت، تمام کار روی داستان باید کامل باشد. بنابراین اگر وبلاگ من نوشته شده است، اما ویرایش نشده است، 0 امتیاز برای اسپرینت است. با این حال، تمام راه انجام شده است، 5 امتیاز است.

برای محاسبه سرعت، تیم به کارهای تکمیل شده خود در نقاط داستان در طول زمان نگاه می کند. در این نمودار سرعت، تیم در هر دوی سرعت بین 2 تا 4 امتیاز داستانی را تکمیل می کند. این به برنامه ریزی کوتاه مدت کمک می کند تا به تیم ایده دهد که چقدر کار بیش از حد است. اگر آنها سعی کنند 10 نقطه کار بگذارند، بعید است که کار را انجام دهند. بنابراین، این معیار کوتاه‌مدت به یک تیم کمک می‌کند تا تصمیم بگیرد که بر اساس داده‌های تاریخی، چه مقدار کار می‌تواند به‌طور واقع بینانه انجام دهد، نه اینکه فقط حدس بزند.

تخمین باعث ایجاد اعتماد با رهبران می شود

هر رهبری که من تاکنون ملاقات کرده‌ام ترجیح می‌دهد با اطمینان بداند که یک تیم وقتی می‌گویند کارشان را انجام خواهند داد. با این حال، به اکثر بازاریابان ضرب‌الاجل‌های نادرستی داده می‌شود و با آنها موافقت می‌کنند، فقط برای اینکه به این تاریخ‌ها دست و پنجه نرم کنند و اضافه کاری کنند، یا باید رهبران را ناامید کنند.

استفاده از محدوده‌های سرعت به تیم‌ها این امکان را می‌دهد که مکالمه‌های واقعی و پیش‌رو داشته باشند و نسبت به کارهایی که انجام می‌دهند قابل پیش‌بینی‌تر باشند.

هنگامی که یک پروژه جدید وارد می شود، تا زمانی که تیم پروژه را تخمین نزند، نباید جدول زمانی تعیین شود. تیم ممکن است به پروژه نگاه کند، آن را با پروژه مشابه قبلی مقایسه کند و بگوید: “حدود 20 امتیاز است.” اگر سرعت تیم بین 5 تا 10 امتیاز باشد و آنها در دوی سرعت یک هفته ای کار کنند، می توانند با اطمینان بگویند: “دو تا چهار هفته طول می کشد، اما زمانی که شروع کنیم تاریخ بهتری به شما می دهیم. ” این به تیم آزادی عمل می دهد و سطح بالایی از اطمینان را به رهبری می دهد که بهترین سناریو دو هفته و بدترین حالت در ماه خواهد بود.

این همچنین به تیم اهرمی می‌دهد تا کار را به کمپین‌های کوچک‌تر تقسیم کند. آنها ممکن است بتوانند هر هفته یک زیرمجموعه از کمپین را ارائه دهند، اما کل پروژه را ظرف یک ماه.

تیم هایی که تخمین می زنند بهتر حجم کار را مدیریت می کنند

بازاریابان یکی از پر استرس ترین گروه های افرادی هستند که من تا به حال با آنها کار کرده ام (و در زمینه بازاریابی نیز کار کرده ام) بنابراین برآورد و پیش بینی پذیری واقعاً می تواند یک نجات دهنده باشد! بله، کمی تلاش اولیه بیشتری می‌طلبد، اما بازاریابانی که تخمین می‌زنند و می‌توانند در مورد میزان کاری که می‌توانند انجام دهند، قابل پیش‌بینی و مطمئن باشند، می‌توانند در سطح واقعی و پایدار کار کنند.

نظرات بیان شده در این مقاله نظرات نویسنده مهمان است و لزوماً MarTech نیست. نویسندگان کارکنان اینجا فهرست شده‌اند.

درباره نویسنده

استیسی می داند که بازاریاب بودن چگونه است، بالاخره او یکی از معدود مربیان و مربیان چابکی است که او را از آنجا شروع کرد. پس از فارغ التحصیلی از دانشکده روزنامه نگاری، او به عنوان نویسنده محتوا، استراتژیست، کارگردان و استاد بازاریابی کمکی مشغول به کار شد. او در سال 2012 هنگامی که آن را برای یک مشتری آژانس تبلیغاتی آزمایش کرد، به چابکی به عنوان راهی بهتر برای کار علاقه مند شد. از آن زمان او یک استاد اسکرام، مربی چابک بوده و در تغییرات چابک متعددی با تیم های سراسر جهان کمک کرده است. استیسی در چندین کنفرانس چابک صحبت می‌کند، گواهینامه‌های بیشتری از آن چیزی که به یاد می‌آورد دارد و دوست دارد در خانه با خانواده‌اش چابکی تمرین کند. به عنوان یک زندگی مادام‌العمر مینه‌سوتان، او اخیراً به کارولینای شمالی نقل مکان کرده است، جایی که مشغول یادگیری طرز پخت بلغور و گفتن «Y’all» است.