چگونه فونداسیون DAM خود را بسازیم

انتخاب یک مدیریت دارایی دیجیتال (DAM) و یک شریک پیاده‌سازی، پایه‌ای را که برای رشد DAM خود استفاده خواهید کرد، ایجاد می‌کند. شما می خواهید آن پایه تا حد امکان قوی و محکم باشد.

اما تصمیمات خود را بر چه مبنایی قرار می دهید؟ چگونه می توانید مطمئن باشید که انتخاب های مناسب برای کسب و کار خود را انجام می دهید؟ چند فاکتور کلیدی وجود دارد که باید هنگام هدایت فرآیند تصمیم گیری به خاطر داشته باشید. در اولین مقاله از این مجموعه دو قسمتی، ما بر انتخاب فروشنده DAM شما تمرکز خواهیم کرد.

پول را به من نشان بده

در حالی که همه ما آرزو می‌کنیم اینطور نباشد، ممکن است بودجه مهم‌ترین نکته در انتخاب فروشنده DAM باشد که با آن پیشروی می‌کنید. اگر فروشنده مورد نظر شما خارج از بودجه شما است و فضای کافی برای مذاکره در مورد نرخ های پایین تر وجود ندارد، دلسرد نشوید. امروزه با هر بودجه ای تعداد زیادی فروشنده DAM در بازار وجود دارد. احتمالاً بازیکنان بزرگ را می‌شناسید – Adobe، OpenText، Censhare و غیره – اما آنها تنها انتخاب‌ها نیستند. یک نام شناخته شده و برچسب قیمت بالا لزوماً به معنای محصول با کیفیت بالاتر نیست.

بسیاری از موفقیت DAM شما نتیجه نحوه تنظیم طبقه بندی، ابرداده و گردش کار شما خواهد بود. سیستم DAM خود تنها چارچوبی برای آن عناصر کلیدی است. و فروشنده ای که با آن شروع می کنید لازم نیست فروشنده ای باشد که برای همیشه با آن می مانید. شما می توانید یک DAM شروع کننده اولیه را برای شروع پروژه انتخاب کنید و از آن به عنوان پایه ای برای نشان دادن ارزشی که یک DAM برای سازمان شما به ارمغان می آورد استفاده کنید.

اگر و زمانی که از DAM شروع کننده خود پیشی گرفتید و برای ارتقاء در بازار هستید، معیارها و کاربران نهایی خوشحالی خواهید داشت که به شما در مذاکره با بودجه بالاتر کمک می کنند. همچنین با افزودن به بنیاد مستقر خود، بینش ارزشمندی در مورد چیزهای ضروری و خوب سازمان خود خواهید داشت.

کاوش عمیق تر: راهنمای 12 مرحله ای برای پیاده سازی سیستم مدیریت دارایی دیجیتال

محدود کردن گزینه ها

انتخاب فروشنده ای با تجربه کار با شرکت های مشابه شما ممکن است مفید باشد، به خصوص در مرحله جمع آوری نیازمندی ها. در گفتگوهای اولیه با فروشندگان بالقوه، در مورد مشتریان فعلی آنها بپرسید. آیا از نظر اندازه، ساختار و صنعت با کسب و کار شما قابل مقایسه هستند؟

اگر مقاله قبلی من را بخوانید و پیروی از توصیه من برای جمع آوری و تجزیه و تحلیل محتوای خود قبل از شروع جستجوی فروشنده، شما آماده هستید که از یک فروشنده بالقوه بپرسید که آیا مشتریان فعلی آنها ترکیبی از محتوا از نظر نوع فایل و اندازه دارند. آیا آنها همچنین الزامات قانونی و/یا قانونی مشابهی در مورد برخی یا همه محتوای خود دارند؟

حتماً در ابتدای فرآیند از مراجع درخواست کنید تا زمان کافی برای ایجاد بحث با آنها داشته باشید. اگر یک فروشنده نتواند یا نخواهد هیچ مرجعی ارائه کند، این یک پرچم قرمز قطعی است.

در گفتگو با مراجع ارائه شده، حتماً در مورد نکات مثبت و منفی سؤال کنید. فروشنده به طور خاص چگونه با نگاتیوها برخورد کرد؟ قرار نیست همه چیز با هیچ فروشنده ای به خوبی پیش برود، اما نحوه رسیدگی به مسائل و پشتیبانی ارائه شده تفاوت قابل توجهی را در سراسر فرآیند ساخت DAM ایجاد می کند.

فقط با مراجع ارائه شده توسط فروشنده صحبت نکنید. برای به دست آوردن چند مرجع از خود، به شبکه خود تکیه کنید. از مخاطبین LinkedIn خود استفاده کنید، با همکارانی که در کنفرانس ها ملاقات کرده اید تماس بگیرید، یا با همکاران قبلی که به شرکت های جدید و DAM های جدید نقل مکان کرده اند صحبت کنید. فروشنده به شما ارجاعی می دهد که مطمئن هستند درباره آنها صحبت می کنند، اما شما خوب، بد و زشت را می خواهید.

اگر سیستم‌های موجود یا آینده را در نقشه راه خود دارید که با DAM ادغام می‌شوند، مانند وب‌سایت‌ها، مدیریت اطلاعات محصول (PIM) یا ابزارهای مدیریت گردش کار، از فروشنده بپرسید که چگونه DAM آن‌ها به راحتی با موارد خاص یا مشابه ادغام می‌شوند. سیستم های. همچنین مفید است که از هر مرجعی که در مورد تجربیات آنها در راه اندازی و حفظ ادغام با DAM مشورت می کنید، بپرسید.

دیدار و احوالپرسی

وقتی فهرست کوتاهی از فروشندگان بالقوه خود را دریافت کردید، زمان برنامه‌ریزی نمایش‌های نمایشی فرا رسیده است. اینجاست که سرگرمی شروع می شود و شما می توانید برخی از DAM ها را در عمل ببینید. قبل از اینکه فروشنده‌ای را در محل بیاورید، باید فهرستی از موارد استفاده را که می‌خواهید در نسخه نمایشی خود پوشش دهند، تهیه کنید.

هنگام جمع‌آوری استفاده از موارد، شامل همه ذینفعان خود شوید و مطمئن شوید که دیدگاه همه دسته‌های کاربران نهایی، از آپلودکننده‌ها تا دانلودکننده‌ها و هر کس دیگری را دریافت می‌کنید. و نمایندگان بخش IT و حقوقی خود را فراموش نکنید. آنها نیازمندی‌ها و نگرانی‌های خاصی خارج از نیازهای کاربران نهایی معمولی روزانه خواهند داشت.

اکنون زمان آن نیست که خودداری کنید و لیست آرزوهای خود را با دقت تنظیم کنید. شما واقعاً می خواهید تمام کارهایی که DAM می تواند انجام دهد را ببینید. با این حال، به نفع زمان، موارد استفاده خود را به موارد ضروری و چیزهای خوب جدا کنید تا مطمئن شوید که از تمام موارد ضروری عبور می کنید. از نظر الزاماتی که DAM شما باید برآورده کند، معامله شکن چیست؟

مطمئن شوید که موارد استفاده شما کل گردش کار دارایی را از بارگذاری تا دانلود شامل ابرداده، تأییدیه‌ها، نسخه‌سازی، جستجو و بایگانی را پوشش می‌دهد.

• به چه نوع امنیت دارایی و مجوز نیاز دارید؟
• آیا به قابلیت های هوش مصنوعی یا سایر اتوماسیون ها علاقه دارید؟
• آیا DAM شما باید فایل‌ها و ابرداده‌ها را در چند زبان جای دهد و از کاربرانی که به زبان‌هایی غیر از انگلیسی صحبت می‌کنند پشتیبانی کند؟
• نیازهای یکپارچه‌سازی شما چطور؟

هنگامی که در حال جمع‌آوری موارد استفاده هستید، مجموعه‌ای از دارایی‌های شرکت خود را جمع‌آوری کنید و از فروشنده بخواهید که از آن‌ها برای نمایش خود استفاده کند. مطمئن شوید که انواع فایل ها و اندازه های مختلف دارید. نه تنها می‌خواهید مطمئن شوید که DAM آن‌ها همه انواع فایل‌ها و اندازه‌های مورد نیاز شما را در خود جای می‌دهد، بلکه به شما ایده بهتری از محصول نهایی می‌دهد تا دارایی‌های خود را در جریان DAM ببینید.

به آن فکر کنید مانند خرید خانه و تصویر کردن وسایل خود در فضا در طول نمایش. همچنین می‌خواهید ببینید که فروشنده چگونه دارایی‌هایی را که برای سیستم جدید هستند و بخشی از نسخه آزمایشی استاندارد و صیقلی‌شده آنها نیستند، مدیریت می‌کند. اگر در حین دمو با یکی از فایل های شما خطایی رخ دهد، چگونه با آن برخورد می کنند؟

کاوش عمیق تر: مورد مدیریت دارایی دیجیتال

بیش از حد خوب برای واقعی بودن یا مناسب بودن کامل؟

هنگامی که در حین نمایش سؤال می‌پرسید، مراقب بله‌های زیاد باشید. اطمینان حاصل کنید که فروشنده در مورد اینکه کدام ویژگی ها و عملکردها خارج از جعبه هستند و کدام یک سفارشی هستند، واضح است. ممکن است فروشنده بارها و بارها به شما بگوید که می‌تواند سیستم را سفارشی کند تا هر چیزی را که می‌خواهید به شما بدهد، اما این لزوماً چیز خوبی نیست. این نه تنها می تواند به سرعت هزینه ها را افزایش دهد و جدول زمانی پروژه شما را طولانی کند، بلکه سفارشی سازی بیش از حد می تواند منجر به مشکلات عملکرد و ثبات شود. در برخی موارد، می‌تواند پیشرفت‌ها و ارتقاء‌های آینده را نیز ممنوع کند.

اگر به شما گفته می‌شود که ویژگی‌های خاصی که درخواست می‌کنید در حال حاضر در دسترس نیستند اما در نقشه راه برای انتشار آینده هستند، خط زمانی را درک کنید. اگر تاریخ انتشار خاصی یا حداقل محدوده زمانی پیش بینی شده وجود ندارد، مراقب باشید. اگر اصلاً بدون نیاز به رفتن به مسیر سفارشی، ویژگی‌های جدید را ببینید، ممکن است سال‌ها منتظر بمانید.

آماده ساخت

وقت بگذارید و در انتخاب فروشنده خود مطمئن باشید. در این فرآیند عجله نکنید و اگر چیزی واضح نیست یا خیلی خوب به نظر می رسد که درست باشد، از پرسیدن سوال نترسید. هرچه فونداسیون محکم‌تر باشد، DAM شما در نهایت قوی‌تر و موفق‌تر خواهد بود.

نظرات بیان شده در این مقاله نظرات نویسنده مهمان است و لزوماً MarTech نیست. نویسندگان کارکنان اینجا فهرست شده‌اند.

درباره نویسنده

ریچل ادواردز یک مدیر دارایی دیجیتال با تجربه است که علاقه زیادی به ابرداده ها، طبقه بندی ها و حاکمیت داده دارد. او از سال 2007 در ایجاد نظم در هرج و مرج داده تخصص دارد.