دپارتمان منابع انسانی (HR یا Human Resources) معمولاً یکی از پرکارترین بخش‌ها در بسیاری از شرکت‌ها است. این بدان دلیل است که منابع انسانی شامل کارهای دستی، تکراری و یکنواخت می‌باشد؛ این کارها از استخدام گرفته تا حقوق و مزایا و سایر موارد متغیر است.
اتوماسیون فرایندهای منابع انسانی به شما در موارد زیر کمک می‌کند:
- ساده‌سازی جریان‌های کاری
- اطمینان حاصل کردن سازگاری تمام فرایندها
- کاهش خطاها
در نهایت، اتوماسیون فرایندهای منابع انسانی در وقت و هزینه شما صرفه‌جویی می‌کند؛ منابع ارزشمندی که می‌توانید برای سایر کارها صرف کنید. تحقیقات نشان می‌دهد که اتوماسیون می‌تواند تا ۴۹ درصد به کارفرمایان منابع انسانی و ۳۰ درصد به متخصصان منابع انسانی در کاهش کارهای اداری کمک کند. این مطالعه همچنین نشان داد که حداکثر ۳۴ درصد از دپارتمان‌های منابع انسانی گفتند که سازمان‌هایشان در اتخاذ اتوماسیون منابع انسانی کُند عمل می‌کنند.
اتوماسیون فرایندهای منابع انسانی چیست؟
اتوماسیون منابع انسانی فرآیند افزایش کارایی دپارتمان منابع انسانی از طریق خودکار کردن کارهای استاندارد و تکراری با استفاده از ابزار است. اتوماسیون پرسنل منابع انسانی را از کارهای دستی خسته‌کننده نجات داده و به آن‌ها اجازه می‌دهد تا روی عملکردهای پیچیده‌تری مانند تصمیم‌گیری استراتژیک تمرکز کنند.
اتوماسیون فعالیت‌های منابع انسانی به سازمان شما کمک می‌کند تا فرایندهای اصلی منابع انسانی را ساده کند. در نتیجه، هزینه و زمانی را که صرف برنامه‌ریزی و پردازش منابع انسانی می‌کنید کاهش می‌دهد. علاوه بر این، در عصر کار از راه دور که ما در آن زندگی می‌کنیم، شما چاره‌ای ندارید جز این که فرآیندهای منابع انسانی را خودکار کنید.
مزایای اتوماسیون فرایندهای منابع انسانی
بسیاری از سازمان‌ها اتوماسیون دپارتمان‌هایی مانند بازاریابی و فروش را در اولویت قرار می‌دهند زیرا آن‌ها می‌توانند ROI (نرخ بازگشت سرمایه) را با داده‌های خود توجیه کنند. گرچه ممکن است اتوماسیون فرایندهای منابع انسانی مستقیماً روی سود خالص شما تأثیر نگذارد، اما همچنان دارای مزایای محسوس بسیاری است که ارزش آن را دارد.
در اینجا برخی از مزایای عمده‌ای که از اتوماسیون فرآیندهای منابع انسانی کسب می‌کنید آورده شده است:
بهبود بهره‌وری
مهم‌ترین مزیت اتوماسیون منابع انسانی این است که به بهبود بهره‌وری کارکنان شما کمک می‌کند. اتوماسیون کارهای تکراری وقت آن‌ها را برای انجام سایر وظایف و مسئولیت‌ها آزاد می‌کند و در نتیجه کارهای بیشتری انجام می‌شود. علاوه بر افزایش بهره‌وری کارکنان، اتوماسیون منابع انسانی همچنین به افزایش بهره‌وری در سازمان شما کمک می‌کند. این به لطف تصمیم‌گیری دقیق‌تر و پشتیبان داده برای استخدام است که اطمینان می‌دهد بهترین کارمندان را استخدام می‌کنید.
کاهش ریزش کارمندان
از آنجا که منابع انسانی مسئولیت رفاه کارمندان را بر عهده دارد، عملکرد آن مستقیماً بر ریزش کارکنان تأثیر می‌گذارد. به عنوان مثال، تقریباً ۵۰ درصد آمریکایی‌ها می‌گویند که پس از دو اشتباه در پرداخت حقوق، کار خود را تغییر خواهند داد. ریزش زیاد کارمندان به معنای افزایش هزینه‌های استخدام است، به ویژه اینکه جایگزینی کارمند به طور متوسط ۴۱۲۹ دلار هزینه دارد.
مدیریت و امنیت بهتر اطلاعات
یکی از مهم‌ترین مزایای اتوماسیون فرایندهای منابع انسانی نرم‌افزاری است که به شما امکان می‌دهد داده‌های خود را به صورت ایمن ذخیره کنید. به خصوص اگر سیستم‌عامل اتوماسیون فرایندهای منابع انسانی شما اجازه تهیه نسخه پشتیبان از داده‌ها در فضای ابری را داشته باشد، اطمینان خواهید داشت که اطلاعات شما از فساد یا خسارات ناشی از بلایای طبیعی ایمن است. از همه مهم‌تر، از داده‌های شما در برابر دسترسی و استفاده غیرمجاز محافظت می‌شود.
علاوه بر امنیت، اتوماسیون فرایندهای منابع انسانی مدیریت داده‌ها را نیز آسان می‌کند. از ذخیره‌سازی تا تجزیه و تحلیل و بازیابی، مدیریت داده‌های دیجیتال ساده‌تر از داده‌های دستی در صفحه‌های گسترده و پرونده‌ها است.
کاهش زمان استخدام
یکی دیگر از مزایای قابل توجه اتوماسیون فرایندهای منابع انسانی این است که زمان استخدام کارمند را به شدت کاهش می‌دهد. این بدان دلیل است که اتوماسیون مدت زمان لازم برای غربالگری نامزدها، انجام بررسی‌های پیش‌زمینه، پذیرش کارمندان و بسیاری از کارهای دیگر در فرایند استخدام کارکنان جدید را کاهش می‌دهد.
دقت و ثبات
یکی از بزرگ‌ترین مشکلات پردازش دستی وظایف منابع انسانی، خطای انسانی است. از تعصب در طی مراحل استخدام تا پرونده‌های از دست رفته کارمندان، اگر کارها را به صورت دستی انجام می‌دهید کاملا احتمال بروز نقص در سیستم مدیریت منابع انسانی وجود دارد.
با این حال، اتوماسیون فرایندهای منابع انسانی بیشتر خطاها را از بین می‌برد. همچنین از ثبات فرایندها و سازگاری در کل سازمان اطمینان حاصل می‌کند.
مقیاس‌پذیری
شاید یکی از مهم‌ترین مزایای اتوماسیون فرایندهای منابع انسانی برای آژانس‌های استخدام، این باشد که مقیاس‌پذیری آسان را فراهم می‌کند. با انجام اکثر کارهای تکراری به صورت خودکار، شما وقت بیشتری برای پذیرش مشتری و جذب استعداد در مقیاس بالاتر دارید.
بهبود همکاری بین دپارتمان‌ها
منابع انسانی یک دپارتمان حیاتی است زیرا با تمام دپارتمان‌های دیگر سازمان شما تعامل دارد. با اتوماسیون منابع انسانی و ادغام ابزارهای اتوماسیون با ابزارهای دپارتمان‌های دیگر، می‌توانید به راحتی و بدون زحمت همکاری میان آن‌ها را بهبود بخشید.
نکته اصلی این است که اتوماسیون فرآیندهای منابع انسانی منجر به بهبود کارایی کسب و کار و در نتیجه افزایش سود خالص می شود.
متأسفانه با تمام این مزایا، بسیاری از سازمان‌ها هنوز در مورد اتوماسیون منابع انسانی شک دارند. به همین دلیل است که وقتی استراتژی اتوماسیون فرایندهای منابع انسانی را اجرا می‌کنید، نسبت به رقبا یک مزیت رقابتی خواهید داشت.
جمع‌بندی
اتوماسیون فرآیندهای منابع انسانی دیگر یک گزینه نیست. عدم اتوماسیون از نظر بهره‌وری، امور مالی و حتی از نظر اعتبار هزینه‌ای گزاف برای شما خواهد داشت.
از طرف دیگر، اتوماسیون کارآیی منابع انسانی را تضمین می کند. همچنین باعث می‌شود که کارمندان شما مشارکت بیشتری داشته و از مشاغل خود راضی باشند. وقتی نوبت به استخدام می‌رسد، اتوماسیون به شما کمک می‌کند تا سفرهایی به یاد ماندنی را برای کارمندان جدید رقم بزنید که به شما کمک می‌کند استعدادهای برتر را کسب کنید.
