حفظ مستندات مربوط به پشته martech مهم است. پشته‌ها معمولاً دارای ده‌ها جزء هستند که توسط ده‌ها نفر استفاده می‌شوند، و پیگیری همه چیز دشوار است. با حفظ اسناد و مدارک، جزئیات مهم راحت تر به اشتراک گذاشته می شوند و احتمال سقوط از طریق شکاف کمتر می شود.
راه‌های زیادی برای مدیریت مستندات وجود دارد، و تصمیم‌های صحیح توسط شرایط فردی دیکته می‌شود. آسان نیست و یک فرآیند مداوم است. در اینجا مواردی وجود دارد که باید در نظر بگیرید.
برنامه و پلتفرم
در بسیاری از موارد، اسناد احتمالاً با صفحات گسترده شروع می‌شوند. این مکان خوبی برای شروع است، اما آنها محدودیت هایی دارند.
خوشبختانه، خدماتی مانند CabinetM، Airstack و Martechbase به طور خاص برای اسناد پشته martech طراحی شده‌اند. راه‌حل‌های مرتبط و عمومی‌تری برای پشته فناوری مانند StackShare و Zylo وجود دارد که مفید هستند. این راه‌حل‌ها ویژگی‌هایی مانند تجسم پشته، فهرست‌های محصول برای مقایسه، صادرات داده برای استفاده خارجی، نقشه‌برداری مهارت، و وارد کردن و صادر کردن اطلاعات را ارائه می‌دهند.
این راه حل ها برای ارائه اطلاعات به فروشندگان عالی هستند، اما ممکن است منطقی باشد که مجموعه ای از اسناد مرتبط را برای اهداف داخلی نگهداری کنید. اگر یک سازمان دارای ویکی باشد، این یک کاندیدای عالی برای میزبانی اسناد است زیرا اکثر کارمندان باید به طور پیش فرض دسترسی داشته باشند. بنابراین، این مکان خوبی برای افراد سایر بخش‌ها (IT، حقوقی و تدارکات) است تا به اطلاعات پشته دسترسی داشته باشند. علاوه بر این، در این مکان، اسناد می‌تواند شامل اطلاعات محرمانه‌تری (مانند بودجه، برنامه‌ریزی استراتژیک، و ارزیابی‌های داخلی) باشد که برای اشتراک‌گذاری با فروشندگان یا سایر طرف‌های خارجی مناسب نیست.
چه چیزی باید مستند شود
صرف نظر از محل برگزاری (داخلی یا خارجی)، اطلاعات سطح بالا و مهمی برای ردیابی وجود دارد. دو اطلاعات بسیار مهم در این دسته شامل هدف کلی مولفه پشته و همچنین افراد اصلی مرتبط با آن (مجری، حامی، رهبر فنی و کاربران قدرتمند) است. این اطلاعات به تنهایی بسیار ارزشمند است زیرا به این موضوع کمک می‌کند که چرا یک شرکت از چیزی استفاده می‌کند و از چه کسی باید جزئیات بیشتری را بپرسد.
چیز دیگری که برای مخاطبان خارجی و داخلی ارزشمند است، اطلاعات مربوط به یکپارچه سازی سیستم است. فروشندگان به طور خاص احتمالاً به حداقل اطلاعات سطح بالا نیاز دارند تا بتوانند تلاش های خود را با جایی که اطلاعات سیستمشان به دیگران منتقل می شود هماهنگ کنند. با این حال، هر فروشنده ای به چنین اطلاعاتی نیاز ندارد، و یک سیستم داخلی احتمالا مکان بهتری برای اطلاعات دقیق تر است که فروشندگان نیازی به دسترسی به آن ندارند.
اطلاعات قرارداد یکی دیگر از مقوله های اطلاعات بسیار مهم است. عوامل مهم تاریخ قرارداد، کل هزینه ها، چرخه صورتحساب، و بودجه قرارداد است. علاوه بر این، اطلاعات می‌تواند شامل تعداد و انواع مجوزهای کاربر، ویژگی‌های قرارداد شده، و هرگونه محدودیت قراردادی باشد.
یک سوال مهم برای پاسخ به مستندات این است: مولفه پشته با توجه به نیازها و اهداف سازمان چگونه عمل می کند؟ اگر اینطور نیست، برای رفع این نقص (آموزش کاربر، تنظیم قرارداد، کار یکپارچه سازی و غیره) چه چیزی لازم است؟ در بسیاری از موارد، بهترین افراد برای ارائه اهداف و عملکرد کلی قطعه، حامی، رهبر فنی و کاربران قدرتمند هستند. معمولاً یک طبقه بندی ساده از “موفق شدن” یا “موفق نشدن” کافی است. مستند کردن نیازهای مؤلفه و اقدامات توصیه شده در نزدیکی اطلاعات عملکرد هدف، منطقاً به دیگران امکان می دهد تا در صورت وجود، به سرعت اقدامات مورد نیاز را پیدا کنند.
ردیابی همپوشانی‌های پشته نیز مفید است. مطمئناً ممکن است که یک پشته دارای اجزایی باشد که عملکرد تکراری دارند. گاهی اوقات دلیلی برای این وجود دارد. به عنوان مثال، مانیتورهای آپتایم سایت، پلتفرم های حاکمیت وب (برای بررسی دسترسی، لینک های شکسته، و غیره)، و ممیزان برچسب، همه سایت ها را بررسی می کنند تا مطمئن شوند که در حین اسکن آنها در حال اجرا هستند. با این حال، همه آنها بر شایستگی های اصلی مختلف تمرکز می کنند. بنابراین، یک حسابرس برچسب آن را با توجه به بررسی های لحظه به لحظه آپتایم یا مطابقت با استانداردهای دسترسی کاهش نمی دهد. در این سناریو، داشتن اجزایی با همپوشانی عملکرد منطقی است و مستندات می‌توانند به پیگیری علت این امر کمک کنند. علاوه بر این، مستندسازی همپوشانی‌ها می‌تواند سؤالاتی را در مورد ضروری، کارآمد یا مورد نیاز بودن همپوشانی ایجاد کند.
شاید یکی از قوی‌ترین انواع اطلاعات برای مستندسازی، یادداشت‌های آزاد باشد. اینها می توانند هر چیز دیگری را که مخصوص یک جزء جداگانه است، ثبت کنند. ذکر تاریخ هر یادداشت و همچنین استفاده از نام کامل افراد و شناسایی صریح طرف های خارجی مفید است تا مخاطبان وسیع تری بتوانند تصویر واضح تری از تصمیمات و شرایط دریافت کنند.
نتیجه گیری
مستند کردن اطلاعات پشته برای مدیریت martech بسیار مهم است. با این حال، آسان نیست و نیاز به توجه مداوم دارد. در نظر گرفتن عوامل بالا باید به تعیین اینکه با توجه به شرایط منحصر به فرد خود چه کاری باید انجام دهید.
در اینجا یک الگو برای شروع شما وجود دارد:
نظرات بیان شده در این مقاله نظرات نویسنده مهمان است و لزوماً MarTech نیست. نویسندگان کارکنان اینجا فهرست شده‌اند.
درباره نویسنده
استیو پترسن مدیر فناوری بازاریابی در Zuora است. او نزدیک به 8.5 سال را در دانشگاه وسترن گاورنرز گذراند و بسیاری از نقش‌های مرتبط با مارتک را برعهده داشت و آخرین آن مدیر فناوری بازاریابی بود. قبل از WGU، او به عنوان یک استراتژیست در فروشگاه دیجیتال واشنگتن دی سی The Brick Factory کار می کرد، جایی که از نزدیک با انجمن های تجاری، غیر انتفاعی، مارک های اصلی و کمپین های حمایتی کار می کرد. پترسن دارای مدرک کارشناسی ارشد مدیریت اطلاعات از دانشگاه مریلند و لیسانس هنر در روابط بین الملل از دانشگاه بریگام یانگ است. او همچنین دارای گواهینامه ScrumMaster است. پترسن در سالت لیک سیتی، منطقه UT زندگی می کند.
پترسن نمایانگر نظرات خودش است، نه کارفرمایان فعلی یا سابقش.
