شرایط استخدام متصدی پذیرش هتل؛ چطور قلب هتل شویم؟

متصدی پذیرش هتل به عنوان یکی از مشاغل سخت هتل است که در طول شیفت و مدت زمان فعالیت باید در اختیار مهمانان و مسافران باشد. این دسته از شاغلین در واقع شخصیت و نماد واقعی یک هتل را به مسافران نشان می‌دهند. یک متصدی پذیرش هتل باید از مهارت‌های ویژه‌ای برای جلب رضایت مسافران و میهمانان برخوردار باشند و در شرایط بحران نیز بتواند وضعیت‌های مختلف احتمالی را مدیریت کنند. برخی از فعالان این حوزه به خصوص در هتل‌های بین المللی باید به زبان‌های خارجی از جمله انگلیسی مسلط باشند تا در زمان حضور مسافران خارجی به هتل، به خوبی این دسته از میهمانان راهنمایی شوند. علاقمندان به شغل متصدی پذیرش هتل لازم است با تمام مهارت‌ها و شرح وظایف تعریف شده آشنا شوند تا با دید بهتری دست به انتخاب بزنند. ما در این مقاله از مجله اینترنتی نیازمندی‌های همشهری این شغل را به طور کامل مورد بررسی قرار داده‌ایم که در ادامه می‌خوانید.

متصدی پذیرش هتل کیست؟

فردی که ضمن آشنایی با انواع واحدهای اقامتی از جمله هتل‌ها و امکانات آنها، در جلب میهمانان و پذیرش هر یک از مراجعه کنندگان مهارت دارد، متصدی پذیرش هتل و یا فرانت آفیس گفته می‌شود. این دسته از اشخاص به عنوان قلب یک هتل شناخته می‌شوند؛ چرا که جز اولین افرادی هستند که مراجعه کنندگان با آنها روبه رو می‌شوند و به درخواست میهمانان پاسخ می‌دهند. متصدیان پذیرش هتل به طور کلی فعالیت‌های مربوط به اطلاع رسانی، رزرواسیون، پذیرش و خروج میهمانان را برعهده دارند.

شخصیت‌هایی مناسب متصدی پذیرش هتل

بر اساس تست MBTI متصدی پذیرش هتل مناسب اشخاصی است که از تیپ شخصیتی ESFP برخوردار هستند. این دسته از افرادی که از چنین تیپ شخصیتی برخوردار هستند دائما با مردم در ارتباط هستند و به مسافرت و فعالیت در حوزه گردشگری علاقمند هستند. این اشخاص با وجود خستگی تمام تلاش خود را به کار می‌گیرند تا به تمام خواسته‌های مشتریان توجه کرده و به حرف‌های آنها با دقت توجه کنند. با این اوصاف لازم است افراد پیش انتخاب این شغل با ویژگی‌های فردی خود آشنا شوند.

مهارت‌های مورد نیاز متصدی پذیرش هتل

یک متصدی پذیرش هتل لازم است پیش از ارسال درخواست فعالیت به هتل‌های متقاضی با مهارت‌های مورد نیاز این شغل آشنا شوند. معمولا مدیران هتل‌ها افرادی را در این حوزه شغلی انتخاب می‌کنند تا از حداکثری مهارت‌ها برای شغل فرانت آفیس برخوردار باشند. در ادامه به برخی از مهمترین مهارت‌های مورد نیاز یک متصدی پذیرش هتل را عنوان می‌کنیم.

• برخورداری از رفتار مودبانه و دوستانه در هنگام رویایی با میهمانان و مراجعه کنندگان و تماس‌های تلفنی
• مسئولیت پذیری در مواقع رسیدگی به نیازهای میهمانان و خواسته هر یک از مراجعه کنندگان
• برخورداری از اطلاعات کافی امور شهری از جمله مکان‌های تفریحی و سیستم حمل و نقل نزدیک به هتل
• آشنایی با اصول جذب مشتری و مشتری مداری و فرهنگ شهرها و کشورهای مختلف
• برخورداری از مهارت استفاده از رایانه و اینترنت و نرم افزارهای مربوط به هتل داری
• تسلط کامل به زبان انگلیسی برای فعالیت در هتل‌های بین المللی
• برخورداری از مهارت مدیریت بحران در هتل
• برخورداری از مهارت ارتباط عالی با میهمانان و پرسنل هتل

تحصیلات مورد نیاز برای متصدی پذیرش هتل

علاقمندان برای ورود به شغل متصدی پذیرش هتل لازم است در رشته مدیریت هتلداری تحصیل کرده و پس از فارغ التحصیلی جهت استخدام درخواست خود را به مدیران هتل‌های متقاضی این شغل ارسال نمایند. همچنین آن دسته از افرادی که موفق به تحصیل در این رشته نشده‌اند می‌توانند پس از پایان دریافت مدرک تحصیلی دیپلم در یکی از دوره‌های آموزشی مرتبط با این شغل زیر نظر سازمان فنی و حرفه‌ای شرکت کرده و خود را برای متصدی پذیرش هتل آماده کنند. با توجه به اینکه استفاده از کامپیوتر و نرم افزارهای مرتبط با هتلداری لازمه ورود به این شغل محسوب می‌شود، لازم است متقاضیان علاوه بر حضور در دوره‌های آموزشی مرتبط با هتلداری، نسبت به کسب مهارت‌های هفتگانه کامپیوتر و زبان انگلیسی تسلط پیدا کنند.

بازار کار متصدی پذیرش هتل

ورود ویروس کووید-۱۹ به کشور از اواخر سال ۱۳۹۸ و گسترش آن طی دو سال اخیر باعث شد تا گسترش بازار گردشگری تا حد زیادی فروکش کند و میزان سفرهای برون شهری کاهش پیدا کند. این امر شرایط را برای فعالیت هتلداران سخت تر کرد و تا جایی که بسیاری از مدیران هتل‌ها به اجبار نیروی انسانی خود را کاهش دادند.

اما با کاهش تعداد مبتلایان به کرونا در نتیجه تزریق واکسن کرونا شرایط را برای هتلداران مساعد کرد تا جایی که مسافرت در بین عموم مردم به مرور زمان در حال افزایش است. این امر شرایط را برای استخدام متصدیان پذیرش هتل فراهم کرده است و پیش بینی می شود تا سال آینده بازار این دسته از مشاغل رونق پیدا کند.

درآمد متصدی پذیرش هتل

هتل‌های مختلف حقوق متصدیان پذیرش هتل را بر اساس مهارت میزان تحصیلات، تجربه و سابقه فعالیت حقوق این دسته از شاغلان را تعیین می‌کنند. همچنین بسته به نوع هتل و شرایط کاری نیز، در حقوق این دسته از شاغلان تاثیر گذار است. معمولا متصدی پذیرش هتل‌های بین المللی به دلیل تسلط کامل به زبان‌های خارجی از حقوق بیشتری نسبت به متصدیان هتل‌های معمولی برخوردار هستند. همچنین در جهان به دلیل اهمیت گردشگری یک متصدی پذیرش هتل از حقوق و مزایای خوبی برخوردار است و توجه ویژه‌ای به این دسته از افراد می‌شود.

وظایف و مسئولیت‌های متصدی پذیرش هتل

در صورتی که قصد دارید به عنوان متصدی پذیرش هتل فعالیت کنید لازم است با وظایف این شغل آشنا سده تا مسئولیت‌های محوله را به خوبی انجام دهید. ممکن است هتل‌های مختلف برای هر یک از متصدیان پذیرش هتل شرح وظایف مختلف تعریف کنند اما برخی از مسئولیت‌ها برای همه شاغلین این حوزه یکسان است که در ادامه برخی از آنها را شرح می‌دهیم.

• برنامه ریزی مناسب برای ورود بهتر میهمانان به هتل و خوش آمدگویی به مراجعه کنندگان
• پاسخگویی به تمامی تلفن‌های مستقیم
• اطلاع رسانی به مهمان درباره نرخ اقامت در هتل
• اطمینان از اقامت میهمانان در اتاق‌هایشان
• انجام کلیه فعالیت‌های مربوط به رزرواسیون
• ثبت کلیه اطلاعات مربوط به مسافران در دفتر مخصوص ورود میهمانان و دریافت مدارک لازم از آنها جهت اقامت
• اعلام تاییدیه جهت پرداخت هزینه اقامت از طرف میهمانان
• راهنمایی و هدایت مسافران از بخش پذیرش به اتاق مربوطه
• آشنایی کامل مسافران با بخش‌های مختلف هتل
• آشنایی کامل مسافران با قوانین هتل
• ثبت انتقادات، نظرات و شکایات مسافران و انتقال آن به مدیریت
• پاسخگویی و برطرف کردن تمام نیازهای مسافران
• ارائه اطلاعات اولیه و لازم در خصوص امکانات گردشگری شهر مربوطه
• انجام درخواست‌های خدماتی از گرفتن تاکسی برای میهمانان
• تهیه گزارش از کلیه فعالیت‌ها و اتفاقات روز هتل و انتقال آن به واحد مدیریت
• انجام کلیه خدمات مربوط به خروج مسافران از هتل