تبریک میگویم! برای اولین مدیریت دارایی دیجیتال (DAM) راه حل و آماده پرش هستید. حالا چه؟ هیجان روزهای اولیه سفر شما به DAM می تواند به سرعت جای خود را به دلهره بدهد وقتی با این سوال روبرو می شوید: از کجا شروع کنم؟
دارایی های من کجاست؟
قبل از اینکه بتوانید در مورد یک سیستم DAM مناسب و میزان فضای ذخیرهسازی مورد نیاز خود تصمیم بگیرید، باید تصویر کاملی از آنچه در رابطه با تعداد داراییها و اندازه فایلها با آن کار میکنید، داشته باشید. اگر شرکت شما حجم زیادی از داراییهای ویدیویی با وضوح بالا تولید کند که در DAM ذخیره میشوند، میتواند مقدار قابل توجهی از فضای ذخیرهسازی را اشغال کند. برای شروع کشف و جمع آوری دارایی های شرکت خود هرگز زود نیست.
برای اینکه از DAM خود بیشترین بهره را ببرید، باید تنها منبع حقیقت برای همه دارایی های شما باشد. سنگ تمام نگذار. برای همه انواع فایل ها، از جمله تصاویر، فیلم ها، اسناد و فایل های منبع حساب کنید. تصور نکنید که تمام دارایی های شما در درایوهای مشترک شرکت است. درایوهای اشتراکی یک مکان عالی برای شروع هستند، اما مطمئن شوید که به سایتهای Sharepoint نیز نگاه میکنید، با هر دستگاه ذخیرهسازی خارجی تماس گرفتهاید و متوجه میشوید که آیا کاربران شما عادت به ذخیره چیزها در هارد دیسکهای خود دارند یا خیر. آیا شرکت شما با آژانس ها کار می کند؟ مطمئن شوید که آنها همه فایلهایی را که طبق قرارداد موظف به ارائه آن هستند در اختیار شما قرار دادهاند.
نشانگرهای اولیه
وقتی در جمع آوری تمام دارایی های خود پیشرفت کردید، به آنچه جمع آوری کرده اید نگاه کنید و ببینید آیا می توانید شروع به شناسایی برخی نیازهای اولیه اولیه کنید:
- DAM شما باید چه محدوده ای از انواع فایل ها و اندازه ها را در خود جای دهد؟
- با توجه به حجم، عمق و سابقه دارایی هایی که می بینید، آیا همه چیز باید پیش برود؟ از روز اول وارد سد؟ یا اینکه انتخاب یک تاریخ کلیدی و آپلود هر دارایی ایجاد شده از آن روز به بعد در DAM در حالی که دارایی های بایگانی در مکان دیگری نگهداری می شود، منطقی تر است؟ به یاد داشته باشید که اگر دارایی های بایگانی را در مکانی جداگانه نگهداری می کنید، باید به سرعت و به راحتی توسط کاربران تعیین شده قابل دسترسی باشند. معمولاً متوجه میشوید که برخی از داراییهای قدیمی که هنوز برای استفاده فعلی تأیید شدهاند، خارج از محدوده آنچه برای راهاندازی آن در DAM بارگیری کردهاید، قرار میگیرند. این داراییها باید در صورت درخواست کاربران در DAM آپلود شوند.
- آیا معمولاً برای داراییهای منفرد چندین بار ارائه میکنید؟ به عنوان مثال، آیا شما نه تنها نسخه اصلی، بلکه یک تصویر کوچک، نسخه های کوچک، متوسط و بزرگ را نیز دارید؟
- آیا برای نسخه سازی نیاز دارید؟ وقتی نسخه جدیدی از یک دارایی را در DAM خود آپلود می کنید، آیا نیاز دارید که تمام نسخه های قبلی را برای اهداف بایگانی نگه دارید و آنها را با نسخه فعلی مرتبط کنید؟ آیا تغییرات خاص در بین نسخهها باید ردیابی شوند؟
- آیا الزامات قانونی یا قانونی خاصی در مورد برخی یا همه داراییهای شما وجود دارد؟
دیدن دو. یا سه گانه.
یکی دیگر از وظایف مرتبط با دارایی که میخواهید زودتر به آن رسیدگی کنید، موارد تکراری است. با پراکندگی داراییها در چندین مکان، نسخههای تکراری از همان داراییها باید در مکانهای متعددی باشند. همه آنها ممکن است نام فایل یکسانی داشته باشند که به آنها امکان می دهد به راحتی شناسایی شوند، یا ممکن است نداشته باشند. اغلب میتواند به چشم آموزش دیده تیم خلاق یا کارشناسان محتوا نیاز داشته باشد تا داراییهای تکراری با نام فایلهای متفاوت را شناسایی کنند.
هر چه زودتر هنگام جمعآوری داراییها شروع به شناسایی و حذف موارد تکراری کنید، بهتر است. احتمالاً قبلاً با اصل “آشغال در داخل، زباله خارج” آشنا هستید و باید هنگام آماده سازی دارایی ها برای آپلود در DAM خود آن را به خاطر بسپارید. مطمئناً، شما می توانید همه چیز را در آنجا بیندازید و بعداً آن را تمیز کنید، اما آیا می توانید؟ و در این بین، چقدر برای کاربران نهایی شما که برخی از آنها برای اولین بار در معرض DAM قرار می گیرند، سردرگمی ایجاد می کند؟ شما باید زمان و منابعی را برای رسیدگی به موارد تکراری پیدا کنید، بنابراین قبل از اینکه برای بارگذاری انبوه دارایی ها در DAM جدید براق خود آماده شوید، انجام این کار را در اولویت قرار دهید. میتوانید با قرار دادن ابردادهها روی داراییهایی که احتمالاً اندکی پس از آپلود در DAM حذف میشوند، در زمان خود صرفهجویی کنید.
چه کسی این قطار DAM را رانندگی می کند؟ و چه کسی برای سوار شدن همراه است؟
به طور جدی یک کتابدار DAM بیاورید. هر چه زودتر بهتر. ممکن است در مورد صرف بخشی از بودجه DAM خود برای یک کتابدار تمام وقت تردید داشته باشید، و بله، ممکن است من در مورد این نکته کمی تعصب داشته باشم، اما ارزش هر پنی را خواهد داشت. داشتن یک کتابدار اختصاص داده شده به پروژه از ابتدا بسیار مهم است اگر این اولین سد شرکت شما باشد. و برای اینکه بیشترین بهره را از سرمایه گذاری خود ببرید، فردی را بیابید که تجربه سه گانه DAM را داشته باشد: انتخاب، راه اندازی و نگهداری یک DAM. در اسرع وقت آنها را بیاورید. در درازمدت باعث صرفه جویی در وقت و هزینه شما می شود، زیرا می توانند شما را از تصمیم گیری زودهنگام نجات دهند که بعداً باید منابعی را برای رفع آنها اختصاص دهید.
بهعنوان یک کتابدار که به سه شرکت در راهاندازی DAM کمک کردهام، به خوبی میدانم چه کارهایی را نباید انجام دهم، و میتوانم شما را از تصمیمگیری که بعداً از آنها پشیمان خواهید شد، راهنمایی کنم. انتظار برای آوردن شخصی تا زمانی که متوجه شوید که در حال انجام دادن هستید و تصمیمات نه چندان بهینه ای گرفته اید، به این معنی است که کتابدار شما می تواند ماه ها، اگر نه سال ها پس از رسیدن به حالت “اصلاح” در حین انجام کار، وقت صرف کند. کنترل آسیب و تلاش برای متقاعد کردن کاربران که می توانند به سیستمی اعتماد کنند که اولین تاثیر را نداشته است.
اگر کتابدار DAM شما راننده قطار شماست، سهامداران شما مسافران درجه یک و VIP شما هستند. شناسایی آنها و جلب تعهد آنها به پروژه باید در اسرع وقت اتفاق بیفتد. این به آنها زمان می دهد تا هر گونه تاییدیه لازم را از رهبران خود دریافت کنند و برنامه های خود را برای تعهد زمانی آماده کنند. هنگام شناسایی ذینفعان، اطمینان حاصل کنید که افرادی را از هر بخش جداگانه شرکت خود که مستقیماً با DAM درگیر هستند را شامل میشوید. هر گروه یا بخشی که شامل کاربران نهایی دائمی DAM می شود باید نمایندگی شود. و فراموش نکنید که بخشهای IT و حقوقی باید شامل شوند.
MarTech را دریافت کنید! روزانه. رایگان. در صندوق ورودی شما.
در حالی که میخواهید اطمینان حاصل کنید که صدایی از هر حوزه مرتبط شرکت دارید، مراقب ایجاد یک گروه ذینفع بسیار بزرگ باشید که میتواند بحثها را سخت کند و منجر به اجماع مسائل شود. بخشی از نقش ذینفعان این است که بخش مربوطه خود را نمایندگی کند و صدای واحدی برای آنها در جلسات باشد، بنابراین تنها یک ذینفع در هر منطقه مورد نیاز است. پارامترهای نقش و انتظارات خود را به وضوح برای سهامداران خود تعریف کنید. مطمئن باشید که آنها تعهد زمانی را که شامل می شود می دانند و تعهد خود را دریافت می کنند که مایلند و می توانند در طول مدت کار کاملاً درگیر بمانند. مشارکت ذینفعان شما میتواند به پیشرفت و جدول زمانی پروژه شما کمک کند یا به آن آسیب برساند، بنابراین از همان ابتدا انتظارات روشنی را تعیین کنید.
در حالی که سفر DAM شما در نهایت با ارزش خواهد بود، فراز و نشیب هایی در این راه وجود خواهد داشت. برداشتن این چند قدم اول مشخص، سفر شما را در مسیر درست آغاز می کند و شما را برای موفقیت های آینده آماده می کند.
نظرات بیان شده در این مقاله نظرات نویسنده مهمان است و لزوماً MarTech نیست. نویسندگان کارکنان اینجا فهرست شدهاند.
درباره نویسنده
ریچل ادواردز یک مدیر دارایی دیجیتال با تجربه است که علاقه زیادی به ابرداده ها، طبقه بندی ها و حاکمیت داده دارد. او از سال 2007 در ایجاد نظم در هرج و مرج داده تخصص دارد.
