به گفته استیسی آکرمن، کارشناس چابک و بنیانگذار Agilify، یک شرکت آموزش و خدمات چابک، زمانی که جنبش چابک برای اولین بار آغاز شد، یکی از اصول پایهگذاری، ارتباط چهره به چهره بود.
آکرمن میگوید: «برخی از چابکها بودند که میگفتند اگر افراد در محل مشترک قرار نگیرند، چابک نیستند.» در تیم یا بخشی از تیم.”
بسیاری از شرکتها مدتها قبل از شیوع ویروس کرونا در کار از راه دور کار میکردند. اکنون که کار از راه دور فقط یک گزینه نیست، بلکه یک خط مشی اجباری برای بسیاری است، برخی از تیمهای MOP باید بیاموزند که چگونه تمرینات چابک خود را در زمانی که تیم از خانه کار میکند حفظ کنند.
اولویت شماره 1: خطوط ارتباطی را باز نگه دارید
چلسی کیکو، مدیر عملیات بازاریابی مک گراو هیل، که هم تیمهای کاملاً از راه دور و هم تیمهایی را که با برخی از کارمندان از راه دور و برخی در یک دفتر تقسیم شدهاند، میگوید: «ارتباطات همیشه باید با یک تیم از راه دور باز باشد. ما همیشه در Slack، تیمهای مایکروسافت و غیره در دسترس و در دسترس باقی میمانیم، بنابراین مانند توقف در کنار مکعب یک نفر برای داشتن یک چت سریع است.»
آکرمن میگوید برای تیمهای چابک مهم است که بتوانند در تمام ساعات روز کاری مورد توافق خود با هم ارتباط برقرار کنند، درست مانند اینکه میتوانند کنار میز همکارشان در دفتر حرکت کنند. یکی از رهبران تیم MOPS برای یک سازمان خدمات مالی گفت، برای تیمهای تازه راه دور، حفظ جلسات و پستهای بازرسی در حین اجرای فرآیندهای جدید مهم است. یکی از چالشهایی که او برای رهبری یک تیم از راه دور با آن روبرو شده است، فقدان ارتباط و ندانستن تمام درخواستهایی است که ممکن است به اعضای تیم وارد شود. درک اینکه تیم چه احساسی دارد – با انگیزه یا بی انگیزه – واقعاً دشوار است زیرا شما آنها را نمی بینید و ممکن است نتوانید به طور دقیق عملکرد آنها را ارزیابی کنید.
پل ویلسون، مدیر فناوری اتوماسیون بازاریابی در Adobe، تلاش های ویژه ای انجام داده است تا به کارکنان خود فرصتی برای گفتگوهای غیر کاری از طریق کنفرانس های ویدئویی داشته باشند.
ویلسون گفت: «ما هفتهای دو بار تماسهای قهوه کووید (۱۹ دقیقه) برقرار کردهایم که همه دوربینهایمان را روشن کردهایم و از موضوعات کاری اجتناب میکنیم، «همه چالشهایی را که با آن روبرو هستند به اشتراک میگذارند، و برخی داستانهای خندهداری که آنها از ماجراجوییهای خود در کار از خانه دارند.”
جولز جیمز، مدیر عملیات بازاریابی Appirio، نیاز به تیمها برای حفظ تماس را حتی اگر در همان ساختمان اداری نباشند، تکرار میکند.
جیمز گفت: «یک مزیت کار با هم در دفتر این است که میتوانید از جای خود بلند شوید و با فردی که نیاز دارید صحبت کنید، یا میتوانید با یک استراحت قهوه تماس بگیرید.» کار از راه دور کار را بسیار سختتر میکند. ”
او میگوید مهم است که به تیم خود اطلاع دهید که نباید نگران ارسال پیامهای مداوم در هر کانال ارتباطی که استفاده میکنید باشند. من ترجیح میدهم چتهای زیادی از تیمم داشته باشم تا سکوت رادیویی.»
ابزارهای مناسب تفاوت بزرگی ایجاد میکنند
همانطور که بسیاری از رهبران MOP در حال یادگیری هستند، مجبور شدن کل تیم خود را با کمی آمادگی به کار از راه دور تغییر دهید، موانعی دارد. خبر خوب؟ هیچ کمبودی در ابزارهای ارتباطی و مدیریت کار برای حفظ شیوه های چابک شما وجود ندارد.
آکرمن گفت: «اولین کاری که تیم ها باید انجام دهند این است که مطمئن شوند همه یک دوربین کار دارند، این یک گام ساده و آسان است که همه می توانند برای شبیه سازی تجربه حضوری انجام دهند. من تیمهایی را دیدهام که سعی میکنند با دوربینهای خاموش کار کنند و بررسی آن یا انجام چند کار برای افراد بسیار آسان است. توانایی خواندن عبارات افراد و داشتن یک مکالمه واقعی کاملاً ضروری است.”
اکثر ابزارهای کنفرانس دارای قابلیت های ویدئویی کاربر پسند هستند. برای مدیریت پروژه، بسیاری از تیم های MOP به پلتفرم هایی مانند Jira، Microsoft Teams، Slack، Asana، Sharepoint و Confluence متکی هستند. کیکو گفت که شرکت او از مجموعه ای از ابزارها استفاده می کند.
«توسعهدهندهها در Jira به خوبی کار میکنند، بنابراین بیشتر قطعات توسعهدهنده ما در آنجا زندگی میکنند،» Kiko گفت: «دیگران Asana را دوست دارند زیرا کاربر پسند است – بنابراین پروژههای دیگر در آنجا زندگی میکنند. این واقعاً به مخاطبان ما بستگی دارد، زیرا نقشهای مختلفی با آنها کار میکنیم.»
تیم Wilson برای ارتباطات موقت به تیمهای Slack و Microsoft متکی است. او گفت که شرکت او همچنین از BlueJeans، یک پلت فرم ویدئو کنفرانس، برای جلسات آنلاین رو در رو استفاده می کند.
«ما برای همکاری به شدت به این فناوریها متکی هستیم. ویلسون گفت: یکی از نکات کلیدی که ما تشویق می کنیم این است که در برابر اصرار برای وارد کردن یک بحث به دی ام در پلتفرم های چت ما مقاومت کنیم.
تیم جیمز از Microsoft Teams برای چت، کنفرانس ویدئویی، ایمیل و متن و Asana برای مدیریت پروژه استفاده میکند.
جیمز گفت: «در Teams – که کانال اصلی ارتباط است – ما تیمهای مختلفی راهاندازی کردهایم، کانالهایی برای سرگرمی و تجارت و سپس فقط چتهای معمولی. شرکت او از Asana استفاده میکند تا مطمئن شود که گروه چابک باقی میماند، «همه ما در پروژههای یکدیگر دیده میشویم و میتوانیم در صورت نیاز با هم کار کنیم، یا کار را از لیست دیگران حذف کنیم. مزیت دیگر استفاده از ابزار مدیریت پروژه این است که اگر تاریخ های سررسید نیاز به تعدیل باشد، می توان آن را در کل پروژه انجام داد تا اطمینان حاصل شود که پروژه در مسیر خود باقی می ماند و در عین حال اطمینان حاصل می شود که SLA ها [توافقنامه های سطح خدمات] تحت فشار قرار نمی گیرند. ”
وقتی صحبت از چابکی به میان میآید، همه چیز به فرآیند مربوط میشود
برای جیمز، بزرگترین چالشی که او در تلاش برای چابک نگه داشتن تیمش در حین کار از راه دور با آن روبهرو بوده است، اطمینان از توزیع یکنواخت حجم کار و اینکه همه در صورت نیاز کمکی را که نیاز دارند دریافت میکنند.
«ممکن است منتظر بازخورد ایمیلهای یک کمپین، شواهد نهایی برای محتوا یا فهرست ارسال از همه منابع مختلفی باشیم که ارائه میکنیم. گاهی اوقات یک پروژه نیاز به تماس سریع، پیامک یا چت با ذینفعان دارد تا مطمئن شود که انتظارات تعیین شده است – اگر دارایی ها یا محتوا به تعویق بیفتد، SLA ما را نیز به تاخیر می اندازد. یک چالش یا مشکل و نمی دانم برای کمک به کجا مراجعه کنید. من سوالاتی را تشویق میکنم، و اگر پاسخ آن را نمیدانم، شخص یا اسنادی را که پاسخ میدهد پیدا میکنم.»
آکرمن توصیه میکند که تیمهای چابک توافقنامهای را برای تشریح نحوه عملکرد تیم، از ابزارهایی که برای برقراری ارتباط استفاده میشوند تا زمانی که اعضای تیم آنلاین در دسترس خواهند بود، تنظیم کنند.
آکرمن گفت: «اکنون زمان بسیار خوبی برای نوشتن یا بهروزرسانی است.» «این مربوط به سیاستگذاری مدیران نیست، بلکه مربوط به یک تیم خودسازمانیافته است که با یکدیگر همکاری میکنند و یکدیگر را مسئول میدانند.»
زمانهای بیسابقه با چالشهای بیسابقهای همراه است
«شیوع همهگیری کاری را که من انجام میدهم کمی تغییر داده است، اما بیشتر به این دلیل که تمرکزم بر این است که اطمینان حاصل کنم همه سالم هستند، از تمام دستورالعملهای توصیهشده برای مکانهایشان پیروی میکنم، به طور منظمتر بررسی میکنم و به آنها اطلاع میدهم که اگر اینجا هستم جیمز گفت: آنها به هر چیزی نیاز دارند.
او و ویلسون هر دو به اعضای تیم خود اجازه می دهند تا نیازهای خانواده را اولویت بندی کنند. جیمز گفت که ساعات کار به دلیل حضور کودکان در خانه در حال تنظیم است. ویلسون اذعان می کند که در حال حاضر غیرممکن است که همیشه بدانیم در تیم خود چه می گذرد، زیرا شرایط فعلی همیشه در حال تغییر است.
ویلسون گفت: “من به تیمم اعتماد دارم که تعادل خود را حفظ کند.”
کیکو گفت که تیم او متعهد است هر کاری که می تواند برای پشت سر گذاشتن شرایط فعلی با هم، به عنوان یک خانواده انجام دهد.
کیکو گفت: «در حال حاضر بسیار انعطافپذیرتر هستم چون میدانم اعضا با اضطراب، افسردگی، با بچهها و همسران بیشتر کار میکنند، من نمیگویم همه الان اضطراب و افسردگی بیشتری دارند، اما مطمئناً سلامت روان وجود دارد. مهم است و این زمان برای بسیاری بسیار ناراحت کننده است.»
نظرات بیان شده در این مقاله نظرات نویسنده مهمان است و لزوماً MarTech نیست. نویسندگان کارکنان اینجا فهرست شدهاند.
درباره نویسنده
Amy Gesenhues سردبیر ارشد رسانه درب سوم بود که آخرین اخبار و بهروزرسانیهای Marketing Land، Search Engine Land و MarTech Today را پوشش میداد. از سال 2009 تا 2012، او یک ستون نویس سندیکایی برنده جایزه برای تعدادی از روزنامه های روزانه از نیویورک تا تگزاس بود. او با بیش از ده سال تجربه مدیریت بازاریابی، در انواع نشریات سنتی و آنلاین از جمله MarketingProfs، SoftwareCEO و Sales and Marketing Magazine همکاری داشته است. مقالات امی را بیشتر بخوانید.
