سند نوشته‌ای است که در مقام دعوا قابل استناد باشد. به زبان ساده نوشته‌ای که خواهان و خوانده برای اثبات ادعای خود در محکمه استفاده می‌کنند.
برای داشتن مدرکی مهم و قابل استناد باید سندی رسمی و دارای اعتبار داشت. برای دانستن اینکه سند رسمی چیست و چه تفاوتی با سند عادی دارد، این مقاله از مجله اینترنتی نیازمندی‌های همشهری را بخوانید.
«سند رسمی» چیست؟
ابتدا باید با خود مفهوم سند آشنایی پیدا کنیم. تعریف سند در قانون مدنی در ماده ۱۲۸۴ یعنی هر نوشته‌ای که در مقام دعوا یا دفاع قابل استناد باشد. با ملاحظه در تعریف قانونی، درمی‌یابیم که رکن رکین سند، کتبی بودن آن است. پس هر جا که اسمی از سند می‌بریم، باید ذهنمان معطوف به یک نوشته شود. اما این همه ماجرا نیست.
باید بدانیم که خود سند انواعی دارد که عبارت است از ســند عادی و سند رســمی. مطابق مقررات قانون مدنی، سند رسمی سه قسم است
- نخست، اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک تنظیم می‌شوند.
- دوم، اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می‌شوند.
- سوم، اسنادی که نزد ماموران دولتی تنظیم شده است.
تفاوت سند رسمی با سند عادی چیست؟
علاوه بر تفاوت اسناد رسمی و عادی، قانونگذار امتیازی برای اسناد رسمی قائل شده است. برخلاف اسناد عادی که در مورد آن ادعای تردید پذیرفته می‌شود، در مورد سند رسمی نمی‌توان ادعای تردید کرد. منظور از «ادعای انکار» این است که امضا کننده سند نمی‌تواند امضای منتسب به خود را انکار کند. منظور از «تردید به سند» هم این است که وراث امضاکننده سند نمی‌توانند درباره انتساب امضا به مورث خود تردید کنند.
تنظیم سند رسمی چه تاثیری در کاهش دعاوی عمومی و کیفری می‌گذارد؟
اصوال سند یکی از ابزار و ادله اثبات دعوی است. دعوی به معنی ادعا است و مفهوم آن این است که با این دلایل می‌توانید در محکمه ادعای خود را در زمینه موضوع مطرح شده اثبات کنید. قانونگذار نیز بحث اسناد را در جلد سوم قانون مدنی و ذیل عنــوان «ادله اثبات دعوی» مطرح کرده است. از آنجا که سند رسمی وسیله‌ای محکم برای اثبات دعوی محسوب می‌شود و قانونگذار ما به آن اعتبار فوق العاده‌ای بخشـیده است، نقشی انکارناپذیر در قضازدایی و کاهش تعداد دعاوی در محاکم قضایی دارد. علت آن نیز این است که خود مردم و عرف پذیرفته‌اند که دارنده سند رسمی تمامی مراحل قانونی صدور سند را طی کرده است.
ضمن اینکه اصوال ســند رسمی به صورت کامال شفاف و واضح و به دور از هرگونه ابهام صاحب حق را به دیگران معرفی می‌کند و این شفاف سازی مساوی است با کاهش طرح دعوی در دادگاه، زیرا یکی از علل طرح دعوا ابهام در تشخیص فرد صاحب حق است. هرچه ابهام بیشتر باشد، مدعی بیشتر می‌شود و در نتیجه، طرح دعوی بیشتر خواهد شد. به عنوان مثال، در مورد اثبات مالکیت در خصوص وسایل نقلیه، در برهه‌ای از زمان بحث تنظیم سند در خصوص خودرو منتفی شد. در آن زمان اعلام شد که برگ سبز صادر شده فقط معرف دارنده پلاک وسیله نقلیه است. این موضوع نیز پرواضح است که با مالکیت خودرو متفاوت اسـت و برای شناسایی مالک کافی است و نیازی به تنظیم سند خودرو در دفاتر اسناد رسمی نیست.
آمارهای منتشرشده از سوی قوه قضاییه و دادگستری تاییدکننده این مطلب است. در همان مدت کوتاه، منازعات و درگیری‌ها بر سر اثبات مالکیت خودرو چند برابر شد. در نهایت تصمیم بر این شد که بار دیگر دفاتر اسناد رسمی مرجع تنظیم سند در خصوص مالکیت خودرو و نقل و انتقال آن باشند. چون سردفتران اسناد رسمی اشخاصی متخصص هستند و می‌توان به اسناد تنظیم شده اعتماد کرد. خود این اعتماد که در عرف مردم نیز وجود دارد، کاهش دهنده طرح دعوا و قضازدایی است.
تنظیم سند رسمی در دفاتر اسناد رسمی چقدر هزینه دارد؟
میزان هزینه‌ای که متقاضی تنظیم سند رسمی در دفتر اسناد رسمی باید پرداخت کند، کاملا بستگی دارد به نوع سندی که مدنظر او برای تنظیم است. البته تمامی اقداماتی که در دفاتر اســناد رســمی انجام می‌شــود، طبق تعرفه‌هایی است که تعیین و اعلام می‌شود.
آیا دفاتر ثبت اسناد به هزینه‌های مصوب قانونی برای تنظیم سند پایبند هستند؟
در پاسخ این پرسش، باید بپرسم که آیا همه پزشکان یا رانندگان یا وکلای دادگستری و سایر اصناف و کسبه، تعرفه‌های مصوب خود را در حوزه کاری خود رعایت می‌کنند؟ طبیعی است که هیچکس نمی‌تواند ادعا کند که در صنف او هیچ متخلفی پیدا نمی‌شود. اما ادعای من به عنوان یک سردفتر اسناد رسمی این است که یکی از قویترین، سریعترین و سخت‌ترین نظارتها در سامانه اداری کشور ما نظارت بر دفاتر اسناد رسمی است.
بد نیست بدانید که دفاتر اسناد رسمی از چند طریق و مرجع و سازمان تحت نظارت و بازرسی بسیار دقیق و موشکافانه در همه موضوعات، مخصوصا رعایت تعرفه‌های قانونی برای ارائه خدمات ثبتی هستند، از جمله بازرسی اداره ثبت اسناد استان مقر دفتر اسناد رسمی، بازرسی سازمان ثبت اسناد و املاک کل کشور، بازرسی دفتر نظارت و بازرسی کانون سردفتران و دفتریاران و سازمان بازرسی کل کشور. یکی از مجازات‌های انتظامی بسیار شدید برای سردفتران اسناد رسمی متخلف، در صورت دریافت وجهی بیش از تعرفه مصوب سازمان ثبت اسناد، انفصال دائم فرد متخلف است. شاید در هیچ صنف و گروه کسب دیگری این مجازات و برخورد شدید را شاهد نباشیم. بنابراین، این ادعا که دفاتر اسناد رسمی یکی از اصناف بسیار پاک در زمینه رعایت تعرفه مصوب قانونی هستند، ادعای گزافی نیست.
آیا در حوزه اموال غیرمنقول، نیاز به تنظیم سند رسمی است؟
اتفاقا یکی از موضوعات بسیار مهم در زمینه تنظیم سند رسمی، حوزه اموال غیرمنقول است و این موضوع ناشی از اهمیت زمین و اموال غیرمنقول و مالکیت آن است. زیرا زمین قابلیت افزایش و تولید ندارد و میزان آن محدود است. اگرچه کشورهای صنعتی پیشرفته نظیر ژاپن به سختی و با هزینه بسیار زیاد توانسته‌اند به مساحتی بسیار کم به تولید زمین و افزایش مساحت خود اقدام کنند. این موضوع نشان دهنده ارزش زمین است. هرچه ارزش یک چیز بیشتر باشد، اهمیت داشتن سند و دلیل مالکیت بر آن چیز نیز بیشتر می‌شود.
